Совет, набивший оскомину - четко определить цели и способы их достижения - оказывается, работает на все сто. Составьте список всего, что вы делаете в течение дня, включая самые банальные дела, проанализируйте его и безжалостно избавьтесь от тех дел, которые мешают достижению ваших целей.
В большинстве компаний принято соблюдать четкий рабочий график: с 9 до 6 с перерывом на обед. Это, с одной стороны, дисциплинирует сотрудников, с другой - существенно снижает производительность труда. Дело в том, что у каждого из нас внутри есть собственные, биологические часы, которые не всегда совпадают с часами механическими. Поэтому для разных людей существуют разные графики производительности труда. Отсюда совет: выясните, в какое время суток ваша работоспособность возрастает, и старайтесь работать только в эти часы. Конечно, такой совет подойдет скорее тем, чье руководство спокойно относится к свободному графику сотрудников. Если в вашей компании приняты строгие часы работы, постарайтесь все же воспользоваться преимуществом собственных биологических часов и выполнять самые сложные задания в период наивысшей продуктивности. Сами не заметите, как время, проведенное на работе, существенно сократится.
Дедлайн - это стресс, нервотрепка и сплошно негатив. Поэтому еще один совет - создавать дедлайны самому себе - выглядит несколько нелогичным. Однако, если разобраться, то окажется, что собственноручно сфабрированные мини-дедлайны помогут осуществить задуманное в кратчайшие сроки. Для увеличения производительности труда и сокрашения рабочего времени следует определит срок выполнения какого-либо задания, а затем сократить этот срок минимум вдвое. Чем меньше времени останется для выполнения задания, тем более сконцентрированным на работе будет ваше внимание.
Умение принимать быстрые решение и ставить правильные вопросы так же поможет существенно сократить временные потери. К примеру, вопрос "Что вы предпочитаете на обед?" способен ввергнуть любого человека в мучительные получасовые размышления, а вопрос "Фаст-фуд или суши?" предоставляет на выбор всего две опции и решение приходит в несколько раз быстрее. Тот же принцип нужно использовать и в общении с коллегами: вместо общих вопросов по работе задавать конкретные, относящиеся к выполняемым заданиям.
Почти незаметные дела - те, которые мы и делами-то не считаем, - отнимают у нас самое большое количество ценного рабочего времени. Сочиняя ответы на электронные письма, мы самолично продлеваем себе рабочий день чуть ли не до бесконечности: проверка папки "Входящие" снижает концентрацию внимания, и вновь сосредоточиться на временно отложенных в сторону важных делах становится труднее. Выход один: определить для себя точное время проверки почты и установить количество минут, потраченных на написание ответов. Желательно тратить на это не более тридцати минут два раза в день.
Собрание, митинг, "летучка", совещание - как ни назови процесс общего сбора всех сотрудников компании в переговорной, он все равно не станет событием, экономящим драгоценное рабочее время. Сведения, не относящиеся к непосредственным обязанностям, быстро забываются, а разнос, который начальство устроит кому-то из соседнего отдела, не поднимет настроение. Поэтому старайтесь избегать совещаний, если есть такая возможность. Если же "летучки" не избежать, постарайтесь набросать четкий план собственного выступления, выписать необходимые сведения в ежедневник, подготовить распечатки и говорить по существу. Как только обсуждаемые на собрании вопросы перестанут касаться непосредственно вашего поля деятельности, извинитесь, сошлитесь на занятость и отправляйтесь на свое рабочее место. Совещания частенько становятся прекрасной иллюстрацией к поговорке про переливание из пустого в порожнее, так к чему тратить драгоценное время на столь сомнительное удовольствие?
Главный совет: учитесь распределять груз ответственности и поручать часть работы другим. Не взваливайте все на себя. Умение правильно разделить рабочие обязанности - качество хорошего лидера, которое, к тому же, поможет существенно сократить время, проведенное в стенах офиса. Перепоручить подчиненным важные, но отнимающие массу времени обязанности (проверка электронной почты, работа с бумагами, составление отчетов и т.д.) - самый эффективный способ сократить время, проводимое на работе, и насладиться неспешными летними вечерами.
